Система информационного обеспечения отрасли призвана удовлетворять общественные, коллективные и индивидуальные информационные потребности на основе централизованного управления процессами формирования информационных ресурсов, подготовки, хранения и распространения информации.
Информационное обслуживание по вопросам культуры и искусства в стране осуществляется на базе Единого отраслевого справочно-информационного фонда (ЕОСИФ). В процессе создания и развития была организационно закреплена продуктивная модель ЕОСИФа, предназначенная решать задачи повышения эффективности использования информационных ресурсов отрасли, создания динамичной и управляемой системы, находящейся в прямой зависимости от рациональной организации его структуры.
Организационная структура ЕОСИФ, как известно, имеет специфические особенности, заключающиеся в том, что основные ее звенья созданы на базе фондов по культуре и искусству универсальных научных библиотек: федеральный уровень (Центральный отраслевой справочно-информационный фонд) – на базе фондов Российской государственной библиотеки, региональный (справочно-информационные фонды (СИФ) региональных органов информации) – на базе фондов центральных универсальных научных библиотек.
В результате, отраслевая информационная система получила богатейшие фонды изданий универсальных научных библиотек по культуре и искусству и имела возможность сосредоточить основные усилия на организации документопотока неопубликованных документов, являющихся органической и составной частью интегрированных информационных ресурсов по культуре и искусству.
Органы информации отрасли были нацелены на организацию комплектования фонда неопубликованных документов, высокая информационная ценность которых научно доказана на основе выявленной идентичности сущности опубликованных и неопубликованных документов и их информационных свойств.
Информкультура, являясь Центральным отраслевым органом информации, подготовила нормативно-правовую базу, разработала организационно-методические документы, регламентирующие процесс формирования и использования фондов ЕОСИФ, в т.ч. отраслевого фонда неопубликованных документов (НД): федеральный уровень – фонд Информкультуры, региональный – фонды служб научной информации по культуре и искусству (СНИКИ) центральных универсальных научных библиотек («Положение о едином справочно-информационном фонде по культуре и искусству», «Положение о восходящем потоке неопубликованных документов по культуре и искусству», «Положение о Центральном отраслевом справочно-информационном фонде по культуре и искусству», «Типовое положение о справочно-информационном фонде регионального органа информации по культуре и искусству», «Положение о фонде неопубликованных документов по культуре и искусству НИЦ Информкультура», «Профиль комплектования фондов Научно-информационного центра по культуре и искусству» и многие другие).
Основные документы, раскрывающие деятельность Информкультуры по формированию и использованию фонда НД, организации труда сотрудников в этом направлении деятельности, включены в сборник, который был разослан во все СНИКИ. Опыт Информкультуры может быть использован в практической работе служб информации при подготовке соответствующих документов, регламентирующих деятельность СНИКИ по организации и функционированию регионального фонда НД.
К процессу формирования отраслевого фонда неопубликованных документов были подключены практически все региональные службы информации по культуре и искусству, созданные в рамках национальных, республиканских, краевых и областных библиотек. Одна из главных задач, поставленных перед СНИКИ – создание полноценного регионального отраслевого фонда НД. Региональный фонд формируется на основе «восходящего» и «нисходящего» потоков НД, взаимообмена между СНИКИ отрасли, заказа НД в Информкультуре, во всероссийских информационных центрах. Тематический состав НД определяется задачами, стоящими перед СНИКИ как региональной информационной службой по культуре и искусству, и зависит от цели, характера и тематики научной и практической деятельности обслуживаемых коллективов, состава абонентов и читателей, выявленных в результате изучения информационных потребностей пользователей.
В процессе работы определяется круг учреждений и организаций региона, создающих в процессе своей деятельности информационно значимые НД, определяется их видовая структура, разрабатываются критерии отбора НД для включения в региональный СИФ и механизм, обеспечивающий подготовку и представление в СНИКИ документов, создаваемых учреждениями культуры.
Организация «восходящего» потока НД в современной ситуации возможна при условии взаимной заинтересованности со стороны учреждений сферы культуры и информационной службы. Учреждения региона должны четко представлять, какие информационные услуги по вопросам культуры и искусства могут представить информационные службы, и в то же время, какова их доля участия в формировании регионального отраслевого фонда НД.
Службы информации отрасли создают региональные фонды и обеспечивают «восходящий» поток неопубликованных документов в фонд Информкультуры.
Центральный отраслевой фонд (фонд Информкультуры) и региональные фонды НД – основные звенья системы единого распределенного фонда неопубликованных документов, являющегося важной частью документальной базы Росинформкультуры, в которой содержится свыше 200 тыс. ед. хр.
Для обеспечения свободного доступа пользователей к отраслевому фонду НД и совершенствования системы справочно-документального обслуживания потребителей информации во всех регионах России был реализован корпоративный проект «Сводный электронный каталог НД и малотиражных изданий (МИ)», который представлен на сайте Информкультуры.
Сводный ЭК содержит более 2000 библиографических записей документов, хранящихся как в специализированном фонде Информкультуры, так и в фондах служб информации по культуре и искусству, учреждениях, организациях отрасли, начиная с января 2005 г.
Уже сейчас созданы два поисковых интерфейса, предоставляющие возможность осуществлять поиск по ключевым словам и по Отраслевому рубрикатору.
Участниками проекта на первом этапе являются региональные СНИКИ, ведущие учреждения культуры и искусства федерального уровня, направляющие НД в специализированный фонд Информкультуры.
В сводный ЭК включаются библиографические записи так же тех документов, которые не представляется возможным направить в Информкультуру.
В настоящее время практически участвуют в наполнении сводного ЭК библиографическими записями документов, хранящихся только в фондах СНИКИ, учреждений и организаций регионов, службы информации Национальной библиотеки Республики Татарстан, Архангельской, Смоленской, Самарской, Белгородской, Пермской, Псковской областных библиотек.
Таким образом, предоставляется оперативный доступ не только к фонду документов Информкультуры, но и к материалам, хранящимся в других учреждениях отрасли.
Сводный ЭК – открытая система, предусматривающая возможность вступления в нее всех заинтересованных учреждений.
Фонд неопубликованных документов Информкультуры является специализированным собранием в подсистеме основных фондов Российской государственной библиотеки и выполняет функции Центрального отраслевого фонда в системе единого распределенного фонда неопубликованных документов. Фонд Информкультуры насчитывает более 12 тысяч ед.хр. Наиболее активно участвуют в его формировании около 40 СНИКИ и других организаций отрасли. Они успешно обеспечивают поступление документов в фонд Информкультуры по «восходящему» потоку. Основу «восходящего» потока информации составляют НД и МИ, органически связанные с социокультурной и научной деятельностью специалистов, творческих коллективов в регионах России.
Региональные СНИКИ активно сотрудничают с государственными и негосударственными организациями, комплектуют свои фонды и направляют в Информкультуру материалы, содействующие информационно-документному обеспечению процессов, связанных с приоритетными направлениями культурной политики на местах, с созданием единого культурного пространства, с сохранением культурного разнообразия как основы самобытности страны в условиях глобализации.
В основном это информационные и методические материалы: аналитические обзоры, справки, рефераты; материалы конференций, совещаний, «круглых» столов; библиографические указатели (списки); сценарии праздников и массовых представлений; материалы, раскрывающие результаты исследований, инноваций, опыта работы; методические разработки.
Доведение информации о фондах НД и МИ СНИКИ осуществляют как традиционным способом (посредством выпуска систематических указателей, списков, ведением карточных каталогов, картотек и т.д.), так и с использованием компьютерных технологий (включая дистанционный доступ, режимы on-line, на CD-ROM и т.п.).
Центральный отраслевой фонд НД активно используется региональными службами в своей информационной деятельности. С 1999 г. Информкультура занимается изучением эффективности использования НД и МИ, направляемых из своего фонда по запросам СНИКИ. Запросы формируются на основе просмотра ежеквартального «Систематического указателя неопубликованных и других информационных материалов по культуре и искусству», выпускаемого Информкультурой. Ксерокопии НД высылаются вместе с картой обратной связи (КОС), которая заполняется службой информации и возвращается в Информкультуру.
Следует отметить, что многие службы информации внимательно анализируют полученные материалы, проводят большую работу по доведению информации до потребителей и изучению ее использования. Это региональные СНИКИ:
- Республик Адыгеи, Дагестан, Кабардино-Балкарии;
- Алтайского, Приморского краев;
- Курской, Кировской, Псковской, Смоленской, Рязанской, Владимирской, Московской, Белгородской, Амурской, Камчатской, Тульской, Пензенской, Омской, Орловской, Самарской, Тверской, Липецкой и других областей;
- Ненецкого автономного округа.
Возврат КОС за 2006 г. (КОС поступают в Информкультуру, как правило, в течение продолжительного времени – года и более) составил 71,2% (в 2006 г. отправлено копий документов – 1273, возвращено КОС –907).
Положительно то, что 99,4% полученных из Информкультуры материалов использовано на местах в конкретной практической работе. При заполнении КОС можно было выбрать одновременно несколько вариантов ответа.
Информация была использована следующим образом:
Не представили интереса всего 8 материалов, что составляет 0,6% от общего числа возвращенных КОС.
Таким образом, можно констатировать, что Центральный отраслевой фонд НД востребован и оказывает содействие СНИКИ в осуществлении своей основной задачи – обеспечение информационного обслуживания абонентов и других пользователей в соответствии с их запросами и потребностями, с производственными и творческими интересами.
Вместе с тем, НД, являясь ценным информационным ресурсом, в определенной степени остаются труднодоступными широкому кругу потребителей этого вида информации.
В отраслевой информационный оборот вовлекается только часть потенциальной информационной продукции, ряд документов вообще не попадает в систему документальной коммуникации. В этой ситуации возникает необходимость активизировать работу по наполнению и качественному составу «восходящего» потока НД, обеспечению их поступления в федеральный и региональный фонды.
Хочется проиллюстрировать важность усиления этого направления деятельности на примере справочно-информационного обслуживания в режимах ДОР и ИРИ.
Региональные СНИКИ, по данным за 2007 г., обслуживают в системах ДОР и ИРИ более 2000 абонентов. В круг документальных источников, вводимых в системы ИРИ и ДОР, обязательно включаются НД и МИ в пределах тематических границ, определяемых абонентами. Возможность в полной мере удовлетворять потребности абонентов во многом зависит от видового состава, содержательного наполнения фондов НД СНИКИ и фонда Информкультуры, которые используются в практической реализации функции обеспечения абонентов (руководителей, специалистов, оказывающих непосредственное влияние на формирование культурной политики в регионе) релевантной информацией на основе интегрированных ресурсов, которыми располагают информационные службы федерального и регионального уровней. И от того, в какой степени службы информации принимают участие в формировании фонда Информкультуры, зависит его состав, наполнение материалами, освещающими опыт работы и инновации в деятельности различных регионов России и возможность удовлетворять разносторонние потребности пользователей, в данном случае абонентов ДОР и ИРИ.
Многие службы информации принимают участие в комплектовании Центрального отраслевого фонда НД. В 2007 г. систематически направляли в Информкультуру информационные материалы СНИКИ:
К сожалению, в комплектовании фонда Информкультуры участвуют далеко не все СНИКИ, хотя, следует отметить, что взаимоотношения Информкультуры со СНИКИ в области справочно-информационного обслуживания могут осуществляться только на взаимовыгодных условиях. СНИКИ участвуют в формировании фонда Информкультуры, а Информкультура со своей стороны обеспечивает выполнение запросов СНИКИ на ксерокопии заказанных материалов на бесплатной основе. Это дает возможность СНИКИ получать необходимую информацию и ксерокопии первоисточников без материальных затрат и использовать опыт других регионов в процессе информационного обеспечения задач, стоящих перед СНИКИ.
Задача служб информации, которые еще не участвуют в комплектовании фонда Информкультуры, как можно быстрее подключиться к этому процессу: направлять сами документы в Информкультуру, при отсутствии такой возможности – высылать библиографические записи НД для включения в сводный ЭК.
В условиях ограниченных возможностей СНИКИ (кадровых, материально-технических и др.) важно правильно определить приоритеты развития регионального фонда НД – составной части документальной базы отрасли.
Во-первых, необходимо определить состав обслуживаемых абонентов и иметь четкое представление об их информационных потребностях. Круг абонентов может быть достаточно широк и включать руководящих работников и ведущих специалистов органов управления культуры, научных работников, преподавателей учебных заведений, специалистов учреждений культуры и искусства. Информационные потребности выявляются в результате анализа директивных, организационно-распорядительных документов органов управления культуры, перспективных планов развития культуры региона, целевых комплексных программ, тематических планов НИР учреждений и организаций и изучения информационных потребностей конкретных пользователей: руководящих работников, разработчиков научно-исследовательских работ, преподавателей, аспирантов и др.
При определении приоритетных тем целесообразно работать в тесном контакте с теми, кто заинтересован в их успешном выполнении: работниками управленческих структур; специалистами, выступающими в роли как экспертов, так и аналитиков, генерирующих интересы коллективов исследователей и практиков.
Как правило, объем предполагаемых работ превышает возможности СНИКИ, поэтому необходимо для каждого региона конкретно проанализировать актуальность и возможность осуществления каждой из разрабатываемых тем, чтобы сосредоточить свои усилия на наиболее важных направлениях. Затем целесообразно разработать «Классификатор (перечень) приоритетных тем», который является основным документом, регламентирующим практическую работу по комплектованию регионального фонда НД. В нем указываются темы, индексы Отраслевого рубрикатора и респонденты, работающие по данной теме. Перечень выявленных тем следует сопоставить с входным потоком НД и обеспечить поступление необходимых документов в региональный СИФ.
Поступление конкретных неопубликованных документов определяется работниками СНИКИ в зависимости от потребностей абонентов и пользователей. Возможно комплектование оригиналов или копий следующих видов НД: директивных документов (постановлений, приказов органов управления культуры); перспективных планов развития отрасли или отдельных направлений; прогнозов; отчетов о НИР; материалов обзорного характера, рефератов; справок; отчетов о командировках; материалов конференций, совещаний; переводов; методических разработок; библиографических указателей (списков) и др.
Во-вторых, для обеспечения поступления неопубликованных документов готовятся: приказы министерств, департаментов, управлений культуры, регламентирующие порядок поступления НД в фонд СНИКИ из учреждений и организаций региона; документы, обеспечивающие передачу обязательного экземпляра НД в службу информации и др. Выявляются при этом не только учреждения социально-культурной сферы, в недрах которых могут создаваться неопубликованные источники информации, но и органы информации федерального, отраслевого и регионального уровней, обеспечивающих формирование, ведение и организацию использования фондов НД, баз и банков данных по тематике, интересующей СНИКИ. При этом следует учитывать, что в последние годы наблюдается тенденция расширения тематического охвата информационных потребностей значительной части работников учреждений культуры, которые нуждаются не только в информации по тематике конкретной работы, но и в информации общекультурного характера. Поэтому уместно говорить не просто об удовлетворении конкретных потребностей, но и о создании «информационной среды», используя все возможности, предоставляемые как отраслевой системой информации, так и всей Российской системой научно-технической информации.
Необходимо учитывать и тот фактор, что объективный ход социально-культурного развития общества закономерно ведет, как можно констатировать, к перестройке сферы досуга.
Особого внимания требует растущая потребность членов общества в общении по интересам. Существующая тенденция к «профессионализации досуга» и созданию любительских ассоциаций, разного рода клубов по интересам выдвигает вопрос о расширении контингента потребителей информации, о создании условий для ее информационного обеспечения.
Необходимо проводить работу по расширению потенциального круга авторов и составителей неопубликованных источников информации с целью получения материалов, раскрывающих опыт работы новых объединений.
В настоящее время авторами материалов являются специалисты: библиотек; министерств, департаментов, управлений культуры; университетов, институтов; домов народного, детского и юношеского творчества; научно-исследовательских институтов и институтов повышения квалификации; музеев; различных общественных объединений (некоторые из них: Российская библиотечная ассоциация, Зональный совет библиотек Дальнего Востока, Дагестанская ассоциация работников библиотек, Амурская областная общественная организация «Партнерство амурских библиотек» и другие).
Назрела необходимость расширения видового состава документов восходящего потока, управления процессом их создания, введения в практику работы заказа определенных видов документов в соответствии с информационными потребностями обслуживаемых абонентов и других пользователей.
Как показывает практика, сегодня ощущается недостаток в информации, освещающей опыт по реализации региональных государственных целевых программ развития культуры. Один из путей ликвидации недостатка такой информации – предварительный заказ тематических информационных материалов в соответствующих учреждениях и организациях, например, к предстоящим коллегиям Министерства (управления, департамента, комитета) культуры, конференциям, совещаниям.
В результате изучения отчетов о работе СНИКИ, полученных Информкультурой в 2008 г., выяснилось, что почти половина из них не осуществляет работу по информационному обеспечению НИР, в то время как в условиях меняющейся социокультурной реальности, возрастают требования к научным исследованиям в сфере культуры, так как без солидной научной базы невозможно практическое решение актуальных проблем, стоящих перед обществом в области культуры. Эффективность работы в этом направлении во многом зависит от способности СНИКИ адаптировать свою деятельность к целям и задачам исследований культуры, потребностям ученых и специалистов.
Большое внимание в последние годы в нашей многонациональной стране уделяется вопросам взаимодействия разных культур, приобщения к культурным ценностям друг друга. Об этом свидетельствуют многочисленные запросы из служб информации по этой тематике. Важно СНИКИ целенаправленно комплектовать материалы, способствующие познанию традиций разных культур, расширению сведений о нормах поведения, воспитанию толерантности по отношению к обычаям других народов, выработке новых ценностей, моделей общения.
Ощущается недостаток в материалах, освещающих различные аспекты возрождения культуры села – особого направления государственной культурной политики. На селе в последнее время стали появляться новые, отвечающие запросам времени интегрированные формы учреждений культуры: культурно-спортивные и досуговые центры, Дома ремесел, клубы-библиотеки. Получила распространение практика объединения образовательных учреждений и учреждений культуры. Разумно обобщать такой опыт, включать соответствующие материалы в региональный фонд и в «восходящий» поток НД, чтобы обеспечить доступ к этим источникам информации всех потенциальных пользователей, независимо от их местоположения.
Неопубликованные документы как источник информации активно включаются в процесс справочно-информационного обслуживания, но нужно также учитывать, что эти материалы могут также использоваться для извлечения, анализа и синтезирования фактографических сведений необходимых для ведения специальных фактографических картотек.
Важно также предусмотреть, в зависимости от реальных условий, оптимальные формы и методы доведения информации до потребителя. В ряде СНИКИ создаются базы данных на наиболее спрашиваемые НД, например, «Сценарии» и др. Необходимо обеспечить доступ не только к электронным ресурсам реферативно-библиографической информации о НД, к базам данных, но и к тестам НД в читальных залах, а иногородним пользователям – по МБА. В перспективе планируется создать полнотекстовую отраслевую базу данных НД, тогда потребители будут иметь возможность сразу знакомиться с содержанием тех материалов, которые их заинтересовали.
Перед СНИКИ стоят задачи – формировать региональный фонд НД, принимать участие в наполнении «восходящего» потока НД и максимально использовать информационный потенциал отраслевого распределенного фонда НД. Реальное решение этих задач возможно при следующих условиях:
- при развитии прямых взаимосвязей между информслужбами и научно-исследовательскими, социокультурными, управленческими учреждениями региона;
- при обоснованном представлении об информационных потребностях руководящих работников различных профилей и характера деятельности, о приоритетных проблемно-тематических направлениях, разрабатываемых на региональном и федеральном уровнях.
Организация «восходящего» потока – одна из основных функций всех органов информации независимо от их места в иерархической структуре отраслевой системы информации. От того, как эта работа будет осуществляться, зависит качество и надежность каждого информационного звена системы.
Участие всех СНИКИ, а в перспективе ведущих учреждений федерального и регионального уровней, в наполнении «восходящего» потока НД позволит обеспечить полноту сводного банка данных, сводного ЭК неопубликованных документов и в результате – оперативный доступ всех пользователей к отраслевому фонду НД по культуре и искусству.
Конечный результат информационной деятельности выражается в потреблении информационных ресурсов. Стабильные, в течение последних восьми лет, показатели использования Центрального отраслевого фонда НД отражают положительную динамику эффективности его использования – это результат успешной совместной работы региональных служб информации и Информкультуры.
Совершенствование управления созданием и распространением НД будет способствовать улучшению содержательного и видового состава отраслевого фонда НД, более оперативному и качественному обслуживанию потребителей информации в сфере культуры в различных регионах России.