Важной и уникальной частью документальной базы Росинформкультуры является фонд неопубликованных документов (НД) и малотиражных изданий (МИ).
Отраслевой распределенный фонд НД и МИ представлен информационными и методическими материалами, создающимися в сфере социокультурной и научной деятельности учреждений и организаций: аналитическими обзорами, справками, рефератами; материалами конференций и совещаний; библиографическими списками (указателями); сценариями праздников и массовых представлений; материалами, раскрывающими результаты исследований, инноваций, опыта работы; методическими разработками.
МИ, наиболее ценные в информационном и практическом отношении, согласно принятому в системе Росинформкультуры решению, являются составной частью фондов региональных служб информации, т.к. активно используются в справочно-информационном обслуживании, в то же время из-за малых тиражей практически недоступны для широкого круга пользователей
НД и МИ, собранные в фондах Информультуры и региональных центров Росинформкультуры, как показывает практика, стали незаменимым ресурсным источником информационного обслуживания. Необходимость обеспечения полноценного доступа пользователей к информации как федерального, так и регионального уровней поставила Информкультуру перед необходимостью решения проблем, связанных с организацией взаимодействия информационных служб всех уровней по формированию и интеграции информационных ресурсов отрасли.
Практическая реализация этих объективных потребностей возможна только при условии создания на корпоративной основе новейших коммуникационных технологий совместной работы Информкультуры и региональных служб информации. В соответствии с решением IV Всероссийского совещания руководителей служб информации сферы культуры Информкультура приступила к реализации корпоративного проекта «Сводный электронный каталог неопубликованных документов и малотиражных изданий».
Сводный электронный каталог призван обеспечить:
С января 2005 года началось формирование автоматизированного массива библиографических записей неопубликованных документов, поступающих из служб информации, организаций отрасли. На его базе Информкультура готовит и издает ежеквартальный «Систематический указатель неопубликованных документов и других информационных материалов по культуре и искусству». Специалистами Информультуры разработано Техническое задание на разработку Сводного электронного каталога НД и МИ. Основные функции Сводного ЭК – идентификация документа и его фондодержателя, обеспечение к нему свободного доступа.
В ходе реализации проекта будут решены задачи представления в свободном доступе в Интернете на сайте «Информкультура» информации о НД и МИ, собирающихся в Информкультуре, в региональных справочно-информационных фондах библиотек и других учреждениях культуры страны, и совершенствования системы справочно-информационного и документального обслуживания потребителей информации во всех регионах России.
В Сводном ЭК будут содержаться библиографические записи (БЗ) наиболее ценных документов из фондов библиотек за последние 5 лет, введенные в Базу данных (БД) на основе росписи новых поступлений документов в фонд Информультуры и обработки БЗ документов, поступивших из региональных служб информации Росинформкультуры.
Планируемый объем БД – 5 тысяч записей, ежегодное поступление – до 1 тысячи записей. Доступ к информации за предыдущие годы планируется осуществлять через локальный архив данных.
Участниками корпоративного проекта на первом этапе являются региональные СНИКИ, впоследствии предполагается участие других библиотек, учреждений и организаций, имеющих фонды по культуре и искусству. Сводный ЭК – система открытого типа, предусматривающая возможность вступления в нее всех заинтересованных учреждений.
Принять участие в корпоративном проекте изъявили желание практически все региональные службы информации Росинформкультуры, имеющие необходимые технические средства.
В рамках проекта Информкультурой была подготовлена форма для ввода БЗ неопубликованных документов и малотиражных изданий, которая расположена на сайте Информультуры. В тестировании on-line формы ввода БЗ в режиме удаленного доступа приняли участие службы информации Национальной библиотеки Республики Татарстан, Пермской краевой библиотеки, Архангельской, Самарской, Псковской, Смоленской областных библиотек.
На этапе эксперимента ими осуществлено несколько сеансов ввода БЗ, после окончания ввода представлялся отчет о результатах ввода, включающий все введенные за сеанс записи, а также возможность распечатать, т.е. сохранить на своем ПК текст отчета.
По результатам тестирования была осуществлена доработка on-line формы ввода данных на сайте «Информкультура». Службы информации имеют возможность уже сейчас стать участниками проекта, получив в Информкультуре персональное имя (login) и пароль.
Участниками проекта сводного ЭК могут быть не только те, кто использует on-line форму ввода БЗ, но и те, кто будет присылать информацию любым удобным для них способом: библиографическим списком, по электронной почте и пр.
В настоящее время Информкультура разрабатывает два поисковых интерфейса к БД на сайте: поиск по ключевым словам и по Отраслевому рубрикатору.
Осуществление проекта в полном объеме позволит реализовать его доминирующую функцию – предоставление потребителям, проживающим в различных регионах страны, оперативной, соответствующей запросу информации о документах отраслевого распределенного фонда НД, независимо от места их хранения.
Практика информационной деятельности в отрасли показала, что НД и МИ являются органической и важной частью документальной базы Росинформкультуры.
Представляется важным более подробно рассмотреть фонд Информкультуры, который является центральным отраслевым в структуре распределенного фонда НД и имеет с 1990 г. статус специализированного основного фонда в составе совокупного фонда Российской государственной библиотеки.
Основы его формирования и функционирования определены документами, разработанными в соответствии с требованиями «Положения о системе фондов Российской государственной библиотеки» (М., 2004):
Наиболее активное участие в формировании фонда Информкультуры принимают около 40 СНИКИ и других учреждений отрасли: СНИКИ Челябинской, Кировской, Самарской, Курской, Амурской, Мурманской, Липецкой, Белгородской, Смоленской, Архангельской, Орловской, Волгоградской, Омской, Ульяновской, Владимирской ОБ; служб информации Национальных библиотек Республик Дагестан, Коми, Мордовия, Удмуртия, Чувашия, Адыгея, Алтай; СНИКИ Краснодарской, Алтайской, Приморской, Хабаровской, Пермской краевых библиотек и библиотеки Еврейской автономной области; Российская государственная детская библиотека и другие.
Они успешно обеспечивают поступление документов в фонд Информкультуры по восходящему потоку. Основу восходящего потока информации составляют НД и МИ, органически связанные с практической деятельностью специалистов, творческих коллективов. Региональные СНИКИ активно сотрудничают с государственными и негосударственными организациями, комплектуют свои фонды и направляют в Информкультуру материалы, содействующие информационно–документному обеспечению процессов, связанных с приоритетными направлениями культурной политики на местах, с созданием единого культурного пространства, с сохранением культурного разнообразия как основы самобытности страны в условиях глобализации. Круг авторов и составителей НД и МИ весьма широк: библиотеки; министерства, департаменты, управления культуры; университеты, институты; дома народного творчества, дома детского и юношеского творчества; научно-исследовательские институты и институты повышения квалификации; музеи; общественные объединения – РБА, Зональный совет библиотек Дальнего Востока, Дагестанская ассоциация работников библиотек, Амурская областная общественная организация «Партнерство амурских библиотек» и другие.
Обеспечение свободного доступа пользователей к распределенному документальному фонду является объективной необходимостью. Об этом свидетельствует активное использование фонда НД и МИ Информкультуры, несмотря на то, что по восходящему потоку из региональных СНИКИ и учреждений культуры в центральный отраслевой фонд поступают далеко не все документы, отражающие процессы культурного развития регионов, инновационных процессов в сфере культуры.
О новых поступлениях в центральный отраслевой фонд Информкультура информирует посредством «Систематического указателя неопубликованных документов и других информационных материалов по культуре и искусству». В 2003-2005 гг. в Указатель было включено 869 библиографических записей НД и МИ. Видовой состав документов многообразен (см. диаграмму - Состав фонда НД и МИ Информкультуры (2003 – 2005 гг.).
В основном это информационные материалы, составляющие 55% от общего объема документов (обзоры, справки, отчеты о работе, статистические данные, календари знаменательных и памятных дат, программы и отчеты НИР, сборники научных трудов, сценарии, репертуар, опыт работы, информационно-рекламные материалы и др.).
Методические материалы представлены методическими рекомендациями, научно-методическими материалами, рекомендательные материалами, методическими консультациями и пособиями, методико-библиографическими материалами, инструктивно-методическими письмами и др., их 20,5%. Библиографических списков (указателей) – 15%, материалов конференций, совещаний, семинаров, «круглых столов» – 9,5%.
Востребованность фонда Информкультуры очевидна, это подтверждается результатами анализа использования НД и МИ службами информации отрасли за период с 2003-2005 гг. По запросам региональных СНИКИ на копии документов, отраженных в Указателе за этот период, было отправлено 4193 копии документов – 78 260 л.отт.
Информкультура провела определенную работу по изучению эффективности использования НД и МИ, направляемых из своего фонда по заказам служб информации. Были проанализированы карты обратной связи (КОС), возвращенные СНИКИ в 2003-2005 гг.
Возврат КОС составил в среднем 76,3% .Использовано в работе 97,8% полученной информации. При заполнении КОС пользователи могли выбрать одновременно несколько вариантов ответа. Виды деятельности, в которых была использована информация, представлена в таблице - Использование информационных материалов региональными СНИКИ в 2003-2005 гг. (по данным анализа КОС).
Не использовано всего 2,2% информации (61 документ), из них:
С чувством глубокого удовлетворения следует отметить, что СНИКИ широко используют материалы, полученные из Информкультуры, в конкретной практической работе по информационному обслуживанию абонентов, читателей, специалистов ЦБС, СНИКИ, Библиотеки.
Одним из важных направлений деятельности СНИКИ является обслуживание специалистов управленческих структур всех ветвей власти, реализующих культурную политику в регионе. В основном это абоненты системы ИРИ и ДОР.
Примеры наиболее спрашиваемых материалов:
СНИКИ обеспечивают информационное сопровождение научных исследований, проводимых в регионах специалистами НИИ, учебных заведений и других учреждений по тематике отрасли. Запрошено 464 документа.
Так, сборник материалов, подготовленный Центральной муниципальной библиотекой ЦБС г. Ижевска, «НИР в муниципальной библиотеке: Проектная деятельность библиотек» запросили 12 СНИКИ. Информация была использована в процессе преподавательской деятельности, научно-исследовательской и методической работы, для изучения опыта.
Повышению профессионального и культурного уровня работников культуры, в частности специалистов в области библиотечного и информационного дела, содействовала информация, содержащаяся в 544 документах, направленных согласно запросам в СНИКИ. Например:
В проведении конкретных массовых мероприятий широко используются сценарии праздников, массовых представлений. По заявкам отправлено 277 копий документов.
Наиболее часто запрашивались материалы:
Значительная доля материалов в фонде Информкультуры посвящена патриотическому воспитанию юношества, задачам возрождения и сохранения народных традиций и ремесел путем приобщения детей и подростков к прикладному художественному творчеству, помощи в профессиональном самоопределении, самореализации подростков. Содержательные материалы подготовлены Алтайской краевой библиотекой; Дагестанской республиканской библиотекой; Коми республиканской юношеской библиотекой; Национальной детской библиотекой Республики Коми; Самарской областной юношеской библиотекой; Смоленской и Самарской областными библиотеками и др.
Анализ КОС показал, что спектр использования материалов из фонда Информкультуры значительно шире, чем представлено в шкале использования в ныне действующей КОС. С января 2008 г. планируется ввести новую редакцию КОС, в которой будут учтены все основные направления применения материалов в практической деятельности СНИКИ, что будет способствовать в дальнейшем более объективной и реальной оценке эффективности документов в информационной работе СНИКИ.
НД и МИ, являясь ценным информационным ресурсом, в целом остаются труднодоступными широкому кругу потребителей этого вида информации. В отраслевой информационный оборот вовлекается лишь небольшая часть потенциальной информационной продукции, ряд документов вообще не попадает в систему документальной коммуникации. Решить эту проблему возможно при условии обеспечения в полном объеме промышленной эксплуатации сводного ЭК НД и МИ.
Представляется необходимым обратить внимание на некоторые проблемы содержательного наполнения отраслевого фонда НД и МИ. Во-первых, назрела необходимость расширения видового состава документов по поддержке информационной базы научной и образовательной деятельности, федеральных и региональных целевых программ развития культуры. Во-вторых, в настоящее время важно не только выявить документы и обеспечить их поступление в федеральный и региональные фонды, но и оказывать влияние на процесс управления созданием документов восходящего потока, направленное влияние на появление новых по содержанию видов документов.
В частности, очень мало материалов, освещающих деятельность СНИКИ отрасли, хотя специалисты ряда СНИКИ имеют большой практический опыт по ряду направлений информационной работы. Ощущается нехватка информации о работе с НД. Включение материалов, освещающих опыт работы СНИКИ с этим видом документов, несомненно, окажет позитивное влияние на работу в отрасли по оптимальной организации и качественному составу восходящего потока. Богатый опыт СНИКИ не в полной мере доступен специалистам отрасли.
Следует, на наш взгляд, ввести в практику работы заказ определенных видов документов в соответствии с информационными потребностями абонентов системы ДОР, ИРИ. Для специалистов муниципальных и региональных органов власти важна, например, информация, освещающая опыт работы по реализации региональных государственных целевых программ развития культуры.
Возможен предварительный заказ тематических информационных материалов в соответствующих учреждениях и организациях к предстоящим коллегиям Министерства (управления, комитета, департамента) по культуре, конференциям, совещаниям.
Включение подобных материалов в отраслевой документопоток, информации об этих документах в сводный ЭК, создаст предпосылки для практического осуществления функций региональных служб информации по информационному обеспечению процессов, связанных с качественным обновлением содержания деятельности учреждений культуры, с региональными культурными проектами и инновациями.
Хотелось бы еще раз напомнить о важности и необходимости направления в Информкультуру не только сведений для сводного ЭК, но и текстов НД и МИ. Включенные в центральный отраслевой фонд документы более доступны для пользователей, так как Информкультура имеет возможность оперативно высылать по запросам СНИКИ копии документов, используемые на местах в информационном обслуживании абонентов, читателей, специалистов.
Информационные службы России принимают активное участие в пополнении Федерального банка данных НД и МИ, формируют региональные БД и заинтересованы в том, чтобы обеспечить широкий доступ к внутренним и внешним ресурсам для всех категорий пользователей. Решение этой проблемы возможно при выполнении каждой СНИКИ своих обязательств в рамках единого корпоративного проекта – сводного ЭК неопубликованных документов и малотиражных изданий.
){kind=link}
){kind=link}